Les grands rendez-vous de la dématérialisation dans les communes
28 Juin

Les grands rendez-vous de la dématérialisation dans les communes

Moins de papier, procédures optimisées, gains de productivité sont les promesses de la dématérialisation et de l’administration numérique. Les communes sont confrontées dans tous les domaines à plusieurs chantiers de dématérialisation. Voici une synthèse des principales obligations règlementaires auxquelles les communes doivent et devront se conformer, depuis 2016 jusqu’en 2022.

marchés publicsLes marchés publics

 

Le ministère de l’Économie et des Finances a prévu la mise en place d’un plan de transformation numérique de la commande publique. Il s’articule autour de 5 axes : une gouvernance lisible et un accompagnement des acteurs, la simplification des usages et la baisse des coûts grâce au numérique, le développement des interactions, échanges et du traitement d’information tout au long de la vie du contrat, le renforcement de la transparence de la commande publique et un archivage électronique cohérent, sûr et accessible.

L’échéance du 1er octobre 2018

Prochainement, la dématérialisation va s’imposer à toutes les étapes de la passation des marchés. Au-dessus du seuil de 25 000 € HT de nouvelles obligations s’appliquent : plus d’offre papier pour les entreprises, des échanges 100 % numériques tout au long de la procédure, la généralisation de la signature électronique et l’obligation, pour l’acheteur, d’accepter le DUME (Document Unique de Marché Européen) et de publier les données essentielles des marchés.

Dématérialisation de la procédure de passation

Dès l’entrée en vigueur de l’obligation générale de dématérialisation au 1er octobre 2018, les documents de la consultation devront être gratuitement mis à disposition des opérateurs économiques sur un profil d’acheteur dès la publication de l‘avis de marché. Les communications et échanges d’informations devront être effectués par voie électronique. Notamment les candidatures et les offres devront obligatoirement être réceptionnées par cette voie. Les collectivités devront anticiper pour se doter des moyens techniques adaptés. Les marchés de moins de 25 000 € HT ne sont pas soumis à cette obligation. 

Les pièces de candidature

Pour les consultations lancées à compter du 1er octobre 2018, les candidats ne seront plus tenus de fournir les documents justificatifs et les moyens de preuve déjà transmis lors d’une précédente consultation et toujours valables. Ce mécanisme sera utilisable au choix des entreprises. II convient donc de mettre en place une gestion électronique des documents permettant de les archiver en interne en toute sécurité.

Le profil d’acheteur

Comme nous l’avons vu plus haut, les entreprises devront impérativement candidater et déposer leur offre en ligne par les profils d’acheteur, afin d’assurer une parfaite traçabilité.

Afin de faciliter l’usage des profils d’acheteur pour les entreprises, l’arrêté du 14 avril 2017 réglemente les exigences minimales de ces profils d’acheteurs et fixe les fonctions que ces plateformes doivent offrir aux acheteurs et aux entreprises, ainsi que les prérequis techniques.

Afin de pallier aux difficultés de mise en œuvre de cette nouvelle obligation, les notices du décret du 10 avril 2017 et des arrêtés du 14 avril 2017 indiquent que les obligations pesant sur les collectivités peuvent être satisfaites par chaque collectivité individuellement mais « aussi par le moyen de solutions mutuelles ou collectives ».

Le DUME

Le Document Unique de Marché Européen (DUME) vise à simplifier la phase de candidature en homogénéisant les formulaires de candidature au niveau de l’Union Européenne et en allégeant les charges administratives des entreprises. Ce document prend la forme d’une déclaration sur l’honneur destinée à être utilisée par les entreprises sur la base d’un formulaire type conçu par la Commission européenne. II permet de remplacer l’ensemble des documents et renseignements permettant de justifier des capacités, prévus à l’article 48 du décret marchés publics du 25 mars 2016.

Tous les acheteurs seront tenus d’accepter le DUME électronique (ou « e DUME ») si ce choix est retenu par les opérateurs économiques au niveau de leur candidature à compter du 1er avril 2018. C’est une possibilité pour ces opérateurs, qui pourront continuer à utiliser les autres modes de candidature s’ils le souhaitent. La première version du DUME est disponible depuis avril 2018. Une deuxième version enrichie de nouvelles fonctionnalités, Ie sera en octobre 2018. Les formulaires types « documents de candidature » (DC) pourront toujours être utilisés et seront actualisés pour être mis en conformité avec le DUME, même s’ils ont vocation à disparaitre à terme.

Publication des données essentielles (open data)

A compter du 1er octobre 2018, les données essentielles des marchés publics doivent être publiées sur le profil d’acheteur. Chaque collectivité, passant dans l’année ne serait-ce qu’un seul marché de plus de 25 000 € HT doit donc mettre en place un profil d’acheteur. L’accès à ces données essentielles doit être libre, direct et complet, au plus tard dans les deux mois à compter de la date de notification. Les acheteurs devront donc publier un certain nombre d’éléments, définis par l’arrêté du 14 avril 2017, comme le nom du marché, sa nature, son objet, la procédure, le lieu d’exécution, le montant, la durée, etc. Ils devront rester accessibles durant cinq ans. En sont exclus toutes les données à caractère personnel, et tout élément qui pourrait porter atteinte au secret industriel et commercial.

Le Recensement Économique des Achats Publics (REAP)

A l’exception des services centraux ou déconcentrés de l’Etat, tous les acheteurs publics doivent désormais recourir à la procédure dématérialisée REAP. Obligatoire pour tous les marchés supérieurs à 90 000 € HT, cette procédure permet le recensement des données relatives aux achats notifiés en 2018, jusqu’à la mise en œuvre du « PES Marché ».

Le Marché Public Simplifié (MPS)

Le marché public simplifié, qui permet aux entreprises de candidater avec leur seul numéro SIRET dès lors que l’acheteur public a identifié ce marché comme éligible au dispositif, pourra être utilisé jusqu’en avril 2019, date à laquelle il sera définitivement abandonné au profit du seul DUME et du dispositif « Dites-le nous une fois » qui vise à réduire le nombre d’informations et de pièces justificatives demandées mais dont nous sommes toujours en attente de la publication des décrets.

La signature électronique

La dématérialisation des marchés publics nécessite l’usage d’une signature électronique (l’obligation de la signature électronique des marchés pour l’acheteur est fixée au 1er janvier 2020). Au plan de l’organisation, il faut définir les circuits de validation et les délégations. Au plan technique, il s’agit d’acquérir un certificat de signature qui valide l’identité du signataire et s’obtient auprès d’un fournisseur agréé après contrôle en face-à-face, sous forme de clé sécurisée ou de carte à puce. A compter du 1er octobre 2018, les acheteurs publics devront se doter d’une signature électronique basée sur un certificat qualifié et conforme au règlement européen n° 910/2014 du 23 juillet 2014 dit « eIDAS », ainsi que d’un dispositif de création de signature électronique. Cet arrêté prévoit qu’un rapport de vérification permettra au comptable de s’assurer de l’intégrité du marché et de la validité de la signature électronique de l’ordonnateur. Toutefois, afin d’assurer la transition entre les deux réglementations, le présent arrêté prévoit que les certificats de signature utilisé selon le standard du référentiel général de sécurité (RGS) demeurent valables jusqu’à leur expiration.

Calendrier de dématérialisation des marchés publics

Obligation pour tous les acheteurs d’accepter le Document Unique de Marché Européen (DUME) électronique dès lors que ce mode de candidature est choisi par l’entreprise candidate.

1er avril 2018
  • Entrée en vigueur de l’obligation générale de dématérialisation pour toute la procédure de passation des marchés, la mise à disposition des documents de la consultation, la réception des offres…
  • Publication des données essentielles (open data).
  • Dispense de fourniture des documents justificatifs et moyens de preuve déjà transmis lors d’une précédente consultation, s’ils demeurent valables.
  • Tout marché peut être signé électroniquement.
1er octobre 2018

A noter, 5 arrêtés relatifs à la dématérialisation des marchés publics devraient paraitre courant 2018 :

  • 2 sur la signature électronique en conformité avec le règlement elDAS et sur la copie de sauvegarde;
  • 3 autres sur le certificat de cessibilité électronique, les outils d’échange et de communication, et le cadre de dématérialisation des avis de publicité.
Courant 2018

Abandon définitif du Marché Public Simplifié (MPS).

1er avril 2019

facture électroniqueLa dématérialisation comptable

 

Dématérialisation de la chaîne comptable et budgétaire

L’obligation diffère selon les types de collectivités. Les métropoles doivent déjà dématérialiser les pièces nécessaires à l’exécution de leurs dépenses et de leurs recettes aux comptables publics via le protocole PES V2, le format d’échange électronique de documents avec la Direction générale des finances publiques.

Les communes et EPCI de plus de 10 000 habitants devront obligatoirement transmettre, sous format dématérialisé, les pièces comptables et justificatives aux comptables publics à compter du 1er janvier 2019, comme prévu par l’article 108 de la loi NOTRe.

Facturation électronique

Le régime juridique de la facturation électronique a été précisé par l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014. Cette obligation de transmission des factures de l’entreprise à l’acheteur public sous forme électronique est échelonnée dans le temps, en fonction des catégories d’entreprises

  • 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques,
  • 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire, entre 250 et 4 999 salariés, avec un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 1,5 milliard d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 2 milliards d’euros,
  • 1er janvier 2019 pour les PME,
  • 1er janvier 2020 pour les micro-entreprises.

Par voie de conséquence, les collectivités doivent se mettre en capacité d’accueillir cette facturation électronique.

Pour répondre à ce besoin, le portail Factures Chorus Pro a été mis en place. Le service est accessible depuis Internet et mis gratuitement à disposition des fournisseurs et des entités publiques. Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d’un format dit « Pivot », qui facilite les échanges et intégrations dans les Systèmes d’Information (SI) des entités publiques.

Archivage électronique : un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation

Les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles. Par exemple, le maire est responsable des archives de sa commune et doit procéder après chaque élection municipale à un récolement, qui permettra de contrôler la présence des documents principaux. Il doit s’assurer que les locaux de conservation sont sains, qu’aucune archive ne sort des locaux municipaux et qu’aucune élimination n’est faite sans autorisation préalable des Archives départementales. Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes.

L’archivage électronique est donc devenu un véritable enjeu pour les directions des systèmes d’information. Il s’inscrit dans une gestion « efficiente » des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.

Calendrier de dématérialisation de la chaîne comptable

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les grandes entreprises.

1er janvier 2017

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les entreprises de taille intermédiaire.

1er janvier 2018
  • Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les PME.
  • Transmission, pour toutes les communes et EPCI > 10 000 hab., sous format dématérialisé, des pièces comptables et justificatives aux comptables publics.
1er janvier 2019

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les micro-entreprises.

1er janvier 2020

Les autres obligations de dématérialisation pour les communes

 

Saisine par voie électronique (SVE) : optimiser le traitement des demandes dématérialisées

Pour fluidifier les échanges entre l’administration et les usagers, les échanges par voie électronique se développent. Il s’agit pour l’usager de pouvoir, après s’être identifié, envoyer toute demande, déclaration, document ou information par voie électronique sans que l’administration ne puisse lui demander de confirmer ou répéter sa saisine sous une autre forme. Depuis le 7 novembre 2016 pour les collectivités, tout usager peut saisir l’administration par voie électronique pour de nombreuses démarches. Cette saisine peut être faite par le biais d’une téléprocédure, d’un formulaire de contact ou bien par courriel.

Lorsqu’elle a mis en place un téléservice dédié à certaines démarches administratives, et après en avoir informé l’usager, une collectivité ne devra traiter de manière électronique que ce téléservice. En l’absence de téléservice, les autorités administratives pourront être saisies par tout envoi électronique qui leur est adressé par un usager.

La dématérialisation de la paie

Si la mise en œuvre d’une nouvelle maquette de bulletin de paie est obligatoire pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2018, tel n’est pas le cas du bulletin de paie électronique qui reste facultatif pour la collectivité.

Pour favoriser le développement du bulletin de paie électronique, la loi a prévu que, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut dématérialiser le bulletin de paie, sauf refus du salarié.

Le salarié peut consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un coffre-fort intégré au compte personnel d’activité (CPA). Ainsi le salarié dispose d’un emplacement unique pour conserver tous les bulletins émis par ses différents employeurs.

Le prélèvement à la source (PAS)

Au 1er janvier 2019 les communes, comme tous les autres employeurs, seront tenues de mettre en œuvre ce dispositif. Il consiste à prélever un montant sur le salaire du contribuable au moment du versement de son salaire. L’employeur récupérera les taux individuels transmis par la DGFIP : il ne pourra pas appliquer de taux différents de ceux qui lui sont transmis par l’administration fiscale, même à la demande du salarié ou de l’agent.

La commune devra transmettre chaque mois à la DGFIP, la liste de ses agents actualisée, au travers de sa déclaration sociale nominative mensuelle (DSN). L’administration fiscale lui adressera en retour un compte-rendu métier (CRM individuel) qui contiendra les taux individuels de prélèvement pour chaque salarié, toujours par le biais de la DSN. Les SIRH équipés du lien automatique à la DSN permettront d’importer ensuite directement les taux transmis par la DGFIP pour le calcul des bulletins des agents.

La protection des données personnelles

Le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD), applicable à compter du 25 mai 2018, renforce les obligations en matière de transparence des traitements et de respect des droits des personnes. Il s’axe sur une logique globale de responsabilisation de l’ensemble des acteurs. Les collectivités territoriales doivent tenir compte des 5 principes clés fixées par la Loi Informatique & Libertés :

  • Le principe de finalité : les données sont collectées pour un but bien déterminé et légitime.
  • Le principe de pertinence : seules les données strictement nécessaires à la réalisation de l’objectif poursuivi doivent être collectées.
  • Le principe de durée limitée de conservation : les données ne doivent être conservées nominativement que le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif poursuivi et doivent être par la suite détruites, anonymisées ou archivées.
  • Le principe de sécurité : le responsable de traitement de la collectivité doit prendre toutes les mesures utiles pour garantir l’intégrité et la confidentialité de ces données, en s’assurant notamment que des tiers non autorisés n’y auront pas accès.

A compter du 25 mai 2018, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer), successeur du correspondant informatique et libertés (CIL) est obligatoire pour les organismes et autorités publics, et donc pour les collectivités. Pour ces collectivités, qui ont des préoccupations identiques, la mutualisation de la fonction peut être envisagée.

La publication des informations publiques

L’article 106 de la loi NOTRe impose aux collectivités de plus de 3 500 habitants ou plus de 50 agents la mise en ligne de toutes les « informations publiques » en leur possession au format électronique. La loi pour une République Numérique, élargie aux données, mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental. L’obligation devrait s’appliquer à partir du 7 octobre 2018.

La dématérialisation des actes d’état civil

Toutes les communes qui abritent ou ont abrité une maternité sur leur territoire devront utiliser le système de Communication Electronique des Données de l’Etat Civil (COMEDEC) d’ici le 1er novembre 2018. C’est ce que prévoit la Loi de modernisation de la justice dans ses articles 53 et 114. Les collectivités doivent se faire recenser  en amont auprès de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), via le formulaire de recensement de communes à maternité.

La Dématérialisation des documents d’urbanisme

Au 1er janvier 2020, tous les documents d’urbanisme devront être accessibles sur le Géoportail de l’urbanisme. Ce projet est rendu obligatoire par la directive européenne Inspire du 14 mars 2007, qui vise la mise à disposition d’informations géolocalisées sur les thématiques du développement durable, dont l’urbanisme. Et cela s’est traduit en droit français par l’adoption d’une ordonnance n° 2013-1184 du 19 décembre 2013 qui fixe les modalités de la numérisation obligatoire.

La dématérialisation des permis de construire

Le 8 novembre 2018, en vertu du décret du 4 novembre 2016, les collectivités devaient être capables de recevoir en ligne les demandes de différents types de permis de construire, ainsi que les Déclarations d’Intention d’Aliéner (DIA) en provenance des notaires. Mais le gouvernement va repousser cette obligation en modifiant en ce sens le décret. Cette obligation devrait être repoussée à 2022.

Le Répertoire Électoral Unique (REU)

Un décret d’application de la loi du 1er août 2016 n°2016-1048 rénovant les modalités d’inscription sur les listes électorales a été publié. Il autorise la mise en œuvre du traitement automatisé permettant la gestion du nouveau répertoire électoral unique. Le système devrait entrer en application en janvier 2019.

Calendrier des autres obligations de dématérialisation

Obligation d’affichage du compte rendu de la séance du conseil municipal sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe.

Février 2016

Entré en vigueur de la Saisine par Voie Électronique (SVE)

7 novembre 2016

Entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD)

25 mai 2018

Obligation pour les collectivités territoriales > à 3 500 hab. de publier en ligne des documents administratifs, dès lors qu’ils sont disponibles sous forme électronique.

7 octobre 2018

Utilisation du système de Communication Électronique des Données de l’État Civil (COMEDEC) pour la dématérialisation des actes d’état civil.

1er novembre 2018

Dématérialisation des demandes de permis de construire et des Déclarations d’Intention d’Aliéner (DIA).

8 novembre 2018 → repoussé au 1er janvier 2022
  • Mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS).
  • Mise en application du Répertoire Électoral Unique (REU).
1er janvier 2019

Dématérialisation des documents d’urbanisme dans le Géoportail de l’urbanisme.

1er janvier 2019
Calendrier des principales obligations règlementaires

Obligation d’affichage du compte rendu de la séance du conseil municipal sur le site internet de la commune, lorsqu’il existe.

Février 2016

Entré en vigueur de la Saisine par Voie Électronique (SVE)

7 novembre 2016

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les grandes entreprises.

1er janvier 2017

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les entreprises de taille intermédiaire.

1er janvier 2018

Obligation pour tous les acheteurs d’accepter le Document Unique de Marché Européen (DUME) électronique dès lors que ce mode de candidature est choisi par l’entreprise candidate.

1er avril 2018

Entrée en vigueur du Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD)

25 mai 2018
  • Entrée en vigueur de l’obligation générale de dématérialisation pour toute la procédure de passation des marchés, la mise à disposition des documents de la consultation, la réception des offres…
  • Publication des données essentielles (open data).
  • Dispense de fourniture des documents justificatifs et moyens de preuve déjà transmis lors d’une précédente consultation, s’ils demeurent valables.
  • Tout marché peut être signé électroniquement.
1er octobre 2018

Obligation pour les collectivités territoriales > à 3 500 hab. de publier en ligne des documents administratifs, dès lors qu’ils sont disponibles sous forme électronique.

7 octobre 2018

Utilisation du système de Communication Électronique des Données de l’État Civil (COMEDEC) pour la dématérialisation des actes d’état civil.

1er novembre 2018

Dématérialisation des demandes de permis de construire et des Déclarations d’Intention d’Aliéner (DIA).

8 novembre 2018 → repoussé au 1er janvier 2022

A noter, 5 arrêtés relatifs à la dématérialisation des marchés publics devraient paraitre courant 2018 :

  • 2 sur la signature électronique en conformité avec le règlement elDAS et sur la copie de sauvegarde;
  • 3 autres sur le certificat de cessibilité électronique, les outils d’échange et de communication, et le cadre de dématérialisation des avis de publicité.
Courant 2018
  • Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les PME.
  • Transmission, pour toutes les communes et EPCI > 10 000 hab., sous format dématérialisé, des pièces comptables et justificatives aux comptables publics.
  • Mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS).
  • Mise en application du Répertoire Électoral Unique (REU).
1er janvier 2019

Abandon définitif du Marché Public Simplifié (MPS).

1er avril 2019

Entrée en vigueur de la facturation électronique pour les micro-entreprises.

1er janvier 2020

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