Messagerie interne VS hébergée
Faut-il investir dans un serveur de messagerie interne ou confier ce service à un prestataire externe ?
La messagerie est aujourd’hui probablement le service le plus critique dans une collectivité. Mettre en place des services évolués complémentaires à l’envoi et à la réception de mails (agenda partagé, quota de boîte aux lettres important, accès de n’importe où depuis un PC ou un smartphone, association à un système de visio-conférence ou d’une messagerie instantanée, etc.), génère en effet une forte attente de qualité de service.
Mais pour fournir tous ces services, faut-il investir dans une solution interne ou la confier à un prestataire externe ?
Tout d’abord, de quoi a-t-on besoin ?
- D’un serveur de messagerie qui stocke les boîtes aux lettres,
- D’un client de messagerie pour accéder à sa boîte aux lettres. Sur un ordinateur, ce sera un client « lourd » (logiciel à installer dont le plus connu est Microsoft Outlook) ou un client web en utilisant un simple navigateur (on parlera de webmailer).
- De la capacité à recevoir et émettre les mails vers l’extérieur de la collectivité. Cela nécessite une liaison Internet, l’enregistrement du nom de domaine de la collectivité (@collectivite.fr) sur Internet et un équipement qui assure les échanges de mails (relais ou passerelle de messagerie).
On complètera aussi le plus souvent ces 3 briques par des dispositifs de sécurité pour diminuer les risques liés aux mails échangés (antivirus, antispam), mais aussi les risques d’intrusion sur le réseau, dans le cas d’une messagerie interne avec des accès aux boîtes aux lettres depuis l’extérieur.
Dans le cas d’une messagerie interne, il faudra acquérir les matériels et logiciels nécessaires pour fournir le service de messagerie : serveurs, logiciel de messagerie à installer dans les serveurs, passerelle de messagerie, antivirus, antispam, …
Dans le cas d’une messagerie hébergée, il faudra louer le service sous forme d’abonnement mensuelauprès d’un prestataire. Ce pourra être l’opérateur de la liaison Internet, un prestataire spécialisé en hébergement de messagerie et de sites web par exemple, mais aussi les éditeurs de messagerie eux-mêmes.
Quels critères de choix ?
Le choix peut d’abord se faire sur le critère financier, en comparant les coûts d’investissement dans le cas d’une messagerie interne, au coût de fonctionnement dans le cas d’une messagerie hébergée. En général, il est financièrement avantageux d’internaliser sa messagerie, mais le retour sur investissement constaté est de plus en plus long, au fur et à mesure de la baisse des coûts des messageries hébergées. Aujourd’hui, le coût mensuel d’une boîte aux lettres hébergée avec un quota très important de 50 Go se situe autour de 3,50 € HT chez les éditeurs.
Cependant, l’aspect financier ne doit pas être le seul critère de choix. La messagerie peut nécessiter des compétences élevées en cas de dysfonctionnements. Internaliser sa messagerie signifie donc pouvoir s’appuyer sur une équipe informatique ou un informaticien. On peut aussi déléguer cette compétence à un prestataire avec un contrat de support, le plus souvent auprès de celui qui aura installé la solution. Mais il faut s’assurer que le contrat de support comprenne une intervention et un rétablissement du service rapide.
Externaliser la messagerie apporte des avantages. On peut citer notamment :
- Sécurité et fiabilité : on confie le service à un prestataire spécialisé, expert du domaine. Les données sont stockées dans des centres de données (« Datacenters ») sécurisés, avec antivirus et antispam. Les offres peuvent intégrer directement ou sous forme d’option payante une sauvegarde ou une corbeille qui conserve les messages pendant 30 jours par exemple. On nuancera cependant cet avantage lorsque les Datacenters ne sont pas hébergés en France ou en Europe (cf RGPD et ANSII). L’hébergement permet aussi d’éviter les accès au réseau interne, ce qui diminue les risques.
- Accessibilité: les boîtes aux lettres sont accessibles 24/24h depuis n’importe quel périphérique (ordinateur, tablette, smartphone).
- Economie et flexibilité: l’abonnement mensuel évite l’achat de licences.
- Capacité de stockage : les quotas sont de plus en plus importants. 50 Go est aujourd’hui la norme.
Par ailleurs, les 2 solutions ne sont pas exclusives, on peut tout à fait les mixer. C’est le cas par exemple avec Microsoft Exchange (on parle d’hybridation), qui permet d’avoir des boîtes aux lettres internes et des boîtes hébergées. C’est intéressant dans certains cas d’usage, notamment pour les grandes collectivités comme les Départements.
Enfin, en cas d’hébergement, il faut penser à la réversibilité et s’assurer au moment du choix de l’hébergeur de sa capacité à faciliter la migration des données, que ce soit pour changer d’hébergeur ou pour internaliser le service de messagerie.
En conclusion, pour les collectivités qui bénéficient d’un service informatique interne, le choix d’une messagerie interne est souvent pertinent. A l’inverse, les petites collectivités auront probablement intérêt à choisir une messagerie hébergée.
