Archivage numérique : VITAM, l'outil open source proposé par l'Etat

« Les archives sont un vecteur de transparence démocratique et renforcent la confiance des citoyens dans l’administration » écrivait Vincent BERJOT, ancien délégué interministériel aux Archives de France en préface du Référentiel Général de Gestion des Archives (R2GA).

Pour obtenir cette confiance, les administrations sont tenues d’archiver les documents d’importance pour la collectivité (Arrêtés, Délibérations, Dossiers des agents, Inventaire du patrimoine…). Dans le domaine du document numérique, les rayonnages et salles d’archives ont été remplacés par un outil qui s’appelle le SAE ou Système d’Archivage Electronique.

Les grandes fonctionnalités d’un SAE

Les documents numériques contiennent des informations. Ils possèdent un cycle de vie allant de sa création/acquisition, en passant par les stades de modification, révision, transfert, diffusion, pour terminer par sa conservation : l’archivage.

Le SAE est l’outil qui va assurer la fonction d’archivage pour de longues années (voire même « ad vitam æternam ») et c’est là un énorme défi : la rencontre de l’informatique (temps court) et de l’archive (temps long).

Le SAE permet :

• D’archiver des documents numériques (texte, son, image) pour des périodes plus ou moins longues en fonction des DUA règlementaires, en garantissant qu’ils ne seront jamais modifiés.
• De garantir la confidentialité des documents conservés : seules les personnes autorisées ont un accès.
• D’assurer la traçabilité complète des accès : on connait tout ce qui a trait à chaque document (son versement, ses éventuelles conversions, les personnes y ayant eu accès…). Un SAE dispose de journaux de preuve qui permettent de tracer toutes les actions réalisées.
• De répondre au défi de la pérennité : un document confié au SAE doit pouvoir être consulté ou récupéré dans un format identique à celui de son dépôt (au versement) et ce, quelle que soit la durée de conservation.
• La réversibilité, c’est-à-dire pouvoir rendre au service versant les documents archivés.

VITAM, le SAE conçu et développé par l’Etat français

Le programme VITAM a maintenant atteint son régime de croisière avec une feuille de route chargée jusqu’en 2024, qui comprend notamment :

• Faciliter le versement/consultation de données « conteneurs » (base de données, messagerie…).
• Prendre en charge et gérer des archives physiques.
• Optimiser la gestion des formats (type JPEG, MP4, PDF…) de documents et gérer leur obsolescence.
• Optimiser les infrastructures d’un point de vue écologique.
• Concevoir une interface homme-machine (IHM), actuellement VITAM n’interagit qu’avec d’autres système, pas directement avec un humain.

Mettre en place un SAE pour votre collectivité

Le nombre de documents dématérialisés augmentant sans cesse dans les collectivités, la question de l’archivage électronique doit se poser.

• Pour les plus grandes collectivités, la mise en place d’un SAE (avec ou sans VITAM) est un processus incontournable pour garantir la pérennité documentaire et assoir la confiance (citoyen, instances de contrôle…).
• Pour les plus petites collectivités, le processus passera soit par une mutualisation avec d’autres collectivités pour atteindre une taille critique, soit par une externalisation de cette fonction SAE. Certains prestataires commencent à utiliser VITAM en arrière-plan de leur SAE.

Pour vous aider dans votre réflexion :

• • Les fiches VITAM
  • Les formations de la «Direction générale des Patrimoines»
  • Webinaire de présentation de la dernière version de VITAM
  • Obtenir une subvention du Ministère de la culture (ANET – Appel à projets Archivage numérique en Territoires) pour le soutien aux projets de mise en place de systèmes d’archivage électronique et de collectes d’archives numériques

Vous avez des questions ou un projet de SAE pour votre collectivité ? COGITIS est là pour vous accompagner.