Saisine par Voie Électronique (SVE)

12 Déc

Saisine par Voie Électronique (SVE)

Depuis le 7 novembre 2016, tout citoyen peut saisir l’administration par voie électronique, avec la même valeur juridique qu’un courrier papier. Cette obligation impose, de facto, aux collectivités de se doter de téléservices ou, a minima, d’une adresse de messagerie dédiée avec un circuit de traitement adapté.

LA REGLEMENTATION

SILENCE VAUT ACCORD (SVA)

La loi du 12 novembre 2013 habilitant le gouvernement à simplifier les relations entre l’administration et les citoyens a posé le principe selon lequel le silence gardé par l’administration sur une demande vaut accord. Ce principe est codifié à l’ article L. 231-1 du code des relations entre le public et l’administration.

Il s’applique depuis le 12 novembre 2014 aux demandes adressées aux administrations de l’État et de ses établissements publics et, depuis le 12 novembre 2015, aux demandes adressées aux collectivités territoriales, aux organismes de sécurité sociale et aux organismes chargés d’un service public administratif.

Cette nouvelle règle se substitue à la règle, vieille de 150 ans, du « silence vaut rejet ».

Cette règle du Silence Vaut Accord (SVA) ne dispense cependant pas les administrations de répondre aux demandes dans les meilleurs délais. Le SVA doit permettre que les retards éventuels de l’administration ne portent pas préjudice aux demandeurs.

Pour les communes et intercommunalités, les procédures concernées touchent certaines démarches du code de la construction et de l’habitat, de l’éducation, de l’environnement, de la santé publique, et de l’urbanisme (cf. : https://www.legifrance.gouv.fr/Droit-francais/Silence-vaut-accord-SVA/Procedures-SVA-Collectivites-territoriales).

SAISINE PAR VOIE ELECTRONIQUE (SVE)

Dans la continuité du SVA, et en vue de simplifier les relations avec l’administration, l’ordonnance 2014-1330 autorise les administrés à saisir l’administration par voie électronique (SVE). Cette ordonnance entrée en vigueur pour l’état le 7 novembre 2015, concerne depuis le 7 novembre 2016, l’ensemble des collectivités territoriales.

Le SVE concerne tous les usagers : particuliers, entreprises, associations…

Dorénavant, tout usager, dès lors qu’il s’est identifié auprès d’une autorité administrative, peut adresser par voie électronique à celle-ci une demande, une déclaration, un document ou une information, ou lui répondre par la même voie.

Cette autorité administrative est alors régulièrement saisie et traite la demande, la déclaration, le document ou l’information sans demander à l’usager la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme.

• Les procédures concernées

Toutes les procédures sont concernées à l’exception des dérogations indiquéesci-après

• Les dérogations

Des dérogations à la Saisine par Voie Electronique sont listées dans le décret 2016-1491 (https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033342129).

Certaines de ces dérogations, pour motifs de bonne administration, sont considérées comme définitives. Elles touchent essentiellement à l’urbanisme et à la construction.

D’autres dérogations sont transitoires jusqu’au 7/11/2018 dans différents domaines : urbanismes et construction (Déclaration d’Intention d’Aliéné, Déclaration d’achèvement des travaux,…), social (demandes auprès de la MDPH, demande de RSA).

VOS OBLIGATIONS

Tout envoi par un usager à une autorité administrative par voie électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d’un téléservice fait l’objet d’un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique. Cet accusé de réception et cet accusé d’enregistrement sont émis selon un procédé conforme aux règles fixées par le référentiel général de sécurité.

L’autorité administrative n’est pas tenue de respecter cette obligation pour les envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité de son système d’information. Après en avoir, si possible, informé la source des envois en cause, un système d’information peut être configuré pour bloquer la réception des envois provenant de sources identifiées comme ayant émis un nombre significatif d’envois abusifs ou émis des envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système d’information.

Lorsqu’il est requis que l’envoi d’un document par un usager à une autorité administrative se fasse par lettre recommandée, cette formalité peut être satisfaite par l’utilisation d’un téléservice ou d’un procédé électronique, accepté par l’autorité administrative, permettant de désigner l’expéditeur et d’établir si le document a été remis ou non à cette autorité.

L’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE)

L’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE) est envoyé à l’adresse électronique spécifiée par l’usager dans le cas d’un formulaire ou celle à partir de laquelle il a envoyé sa demande dans le cas d’un simple email.

Cet AEE est envoyé dans un délai maximum de un jour.

L’Accusé de Réception (AR)

L’Accusé de Réception (AR) doit être envoyé dans les 10 jours de réception de la demande. Il est le point de départ des calculs de délais et notamment des 2 mois génériques du « Silence vaut accord ».

L’AR doit comporter un certain nombre d’éléments comme la date de réception de la demande, l’identification du service instructeur, les dates d’accord/rejet implicite si la procédure y est soumise, les délais et voies de recours…

L’AR est envoyée à l’adresse électronique du demandeur.

Plusieurs AR doivent être envisagés :

• AR ne pouvant pas faire naître de décision implicite
• AR pouvant faire naître une décision implicite d’acceptation
• AR pouvant faire naître une décision implicite de rejet
• Réorientation vers l’autorité compétente (un message vers l’usager et un autre message vers l’autorité compétente).

La Réponse

Une autorité administrative peut répondre par voie électronique à toute demande d’information qui lui a été adressée par cette voie par un usager ou par une autre autorité administrative. Sauf refus exprès de l’usager, une autorité administrative peut répondre par voie électronique aux envois qui lui sont adressés par cette voie.

Lorsqu’il est requis qu’un document administratif soit notifié à l’usager par lettre recommandée et après avoir recueilli l’accord exprès de l’usager, cette formalité peut être satisfaite par l’utilisation d’un procédé électronique permettant de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si le document a été remis ou non au destinataire.

Si la demande ne concerne pas l’administration qui a été sollicitée, celle-ci doit la transmettre à l’administration compétente et en informer le demandeur.

L’instruction de la demande et la réponse doivent être traités dans les délais maximum associés à la procédure. L’administration reste soumise aux règles du SVA.

NOS CONSEILS

Définir le moyen de contact

Vous devez informer les administrés de la façon dont vous souhaitez remplir vos obligations face à la Saisine par Voie Electronique. (SVE).

A minima proposer une adresse électronique de contact car sinon, toutes les adresses de messagerie de la collectivité seront concernées par le SVE.

L’inconvénient de l’adresse email, c’est qu’une fois publiée sur votre site, elle sera très certainement envahie de messages non sollicités qui encombreront vos services.

Également, vous ne maîtrisez pas les informations transmises par le mail (notamment les coordonnées de votre interlocuteur vous permettant de l’identifier).

A défaut d’une téléprocédure complète, il est préférable de mettre en place un formulaire de saisine qui vous permettra de ne pas exposer l’adresse à laquelle il sera envoyé, de gérer les natures de demandes que vous traiterez par ce formulaire et d’obtenir l’ensemble des informations qui vous seront utiles à une bonne gestion de la demande dans votre collectivité (nom, adresse, téléphone, email, SIRET pour les entreprises et les associations…).

A noter : La mise en place d’un vecteur de SVE vous permet également de ne pas avoir à traiter les demandes provenant des réseaux sociaux.

Tracer les échanges

Afin de vous assurer face aux recours éventuels, il est intéressant que vous puissiez tracer l’ensemble des demandes qui vous sont soumises et les échanges que vous mettez en place avec le demandeur concerné, échanges qui peuvent avoir un effet sur les délais de procédure (ex : demande de pièce complémentaire).

Un journal d’événement, l’ensemble des courriers échangés ainsi qu’un archivage du dossier complet vous permettront de répondre aux sollicitations.

Mesurer les délais

Il est important pour vous de connaître les délais de procédure et d’être alerté par rapport à ces délais.

Un outil de gestion des demandes vous permettra de connaître le nombre de sollicitations, le délai moyen de traitement des demandes …

La gestion unifiée du courrier (mail, courrier papier, formulaire…) tend vers cet objectif.