Le cartable électronique pour le suivi des séances délibérantes, l’outil indispensable des élus !
03 Déc

Le cartable électronique pour le suivi des séances délibérantes, l’outil indispensable des élus !

Les élus manipulent beaucoup de papier au quotidien et courent en permanence après le temps, conjuguant leur activité professionnelle et leur engagement auprès de leur collectivité.

De la tablette au cartable numérique, le nouveau bureau mobile de l’élu permet de suivre en temps réel les dossiers qu’il a en charge pour sa collectivité (multi-mandats et multi-collectivités).

Les élus y gagnent en souplesse, en efficacité et en rapidité d’action.

Convocation des élus en 1 clic

Les applications de gestion des séances délibérantes, comment çà marche ?

La personne en charge de préparer les séances (secrétaire de séance) transmet aux élus l’intégralité des documents et leurs annexes, accompagnés de la convocation.

Le tout en un seul clic de souris.

illustration convocation électronique des élus

Puis l’élu reçoit un mail de notification l’invitant à se connecter sur son application, confirme la réception de la convocation et peut ensuite accéder aux documents qui seront examinés en séance.

Les principales fonctionnalités

Pour le suivi des séances délibérantes, les différentes applications sur le marché permettent toutes de garantir la sécurité des échanges et d’être en parfaite conformité avec les exigences réglementaires. Les principaux éditeurs à ce jour sont Libriciel, QualiGraf, Berger-Levrault et Digitech.

Convocations électroniques aux assemblées, avec horodatage homologué (plus d’affranchissement postal) et traçage des échanges

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Gestion multi-mandats (mairie, communauté de communes, EPCI, Départements, Métropoles, Régions, Syndicats Mixtes)

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Agenda des séances et commissions

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Accès à l’ensemble des rapports et de leurs annexes débattus en séance (plus de papier)

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Création et partage d’annotations sur les documents (communication simplifiée)

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Accès aux archives des séances passées (gain de temps pour retrouver les anciens dossiers)

capture écran application i-delibre

Capture d’écran application i-Delibre (éditeur Libriciel)

Les bénéfices pour la collectivité

  • Réaliser des économies : le retour sur investissement constaté est d’environ 18 mois (consommables, papier, affranchissement, temps passé par les agents)
  • S’inscrire dans une démarche de développement durable
  • Faciliter la mobilité des élus et leur faire gagner du temps
  • Soulager le travail des services, qui peuvent se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Renforcer la démocratie : plus aucun frein à la diffusion de documents à l’ensemble des conseillers

 

MutualiTIC, une offre de services numériques pour les communes et EPCI

Dans son offre de services numériques MutualiTIC, COGITIS propose la solution de convocation électronique i-delibRE (éditeur Libriciel). Ce service permet de suivre la réception des convocations par les élus, de transmettre les documents relatifs aux sessions et de garantir le respect des délais de mises à disposition, grâce à l’horodatage intégré.

capture écran portail mutualitic

Vous avez un projet ou souhaitez en savoir plus sur la convocation électronique des élus ?

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